Se precisa la responsabilidad del custodio de la documentación legal de una sociedad extinguida por prolongada inactividad
Mediante Decreto Legislativo N° 1536 (en adelante, la “Norma”), publicado el 24 de marzo de 2022, se modificó el Decreto Legislativo N° 1427 que regula la extinción de las sociedades por prolongada inactividad, estableciendo disposiciones adicionales relacionadas con la conservación de los libros, registros y demás documentación de las mismas (en adelante, la “Documentación Legal”).
De esta manera, la Norma define al responsable de la custodia de la Documentación Legal como aquella persona que figura como gerente general de la sociedad o el administrador que haga sus veces (con sus mismas facultades), con mandato inscrito vigente a la fecha en que se extiende la anotación preventiva (de extinción de la sociedad por prolongada inactividad) en la partida registral correspondiente.
En caso de que en la fecha de inscripción de la anotación preventiva no exista un gerente general o administrador, se considera al último inscrito. En caso existiera más de un gerente o administrador, es el último inscrito a la fecha de inscripción de la anotación preventiva o el designado en primer lugar (en caso de que se hubieran inscrito en la misma fecha). En caso de que dicho cargo recaiga sobre una persona jurídica, entonces es la última persona natural que la represente para tal efecto inscrita en Registros Públicos.
Respecto al plazo de conservación de la Documentación Legal, la Norma señala que debe conservarse por un plazo de cinco (5) años que comienza a contarse desde el 1 de enero del año siguiente a aquel en el que se inscribe el asiento registral de extinción. En caso de que también sea aplicable lo dispuesto en el artículo 87 del TUO del Código Tributario, el cual establece la obligación de almacenar los libros y registros durante los cinco (05) años posteriores al hecho susceptible de generar obligación tributaria, entonces se debe aplicar el plazo que resulte mayor.
La Norma entrará en vigencia el 25 de marzo de 2022 y será aplicable también a las sociedades que, a esa fecha, hayan sido objeto de la anotación preventiva por presunta prolongada inactividad, pero cuyo asiento de extinción aún no se encuentre inscrito.
El Decreto Legislativo N° 1427 que introdujo la figura de la extinción de oficio de las sociedades por prolongada inactividad había omitido regular la designación de la persona encargada de custodiar la Documentación Legal (el artículo 421 de la Ley General de Sociedades no podía aplicarse supletoriamente ante la ausencia de liquidadores). En ese sentido, consideramos que la Norma es positiva toda vez que llena el mencionado vacío legal y además establece el plazo de custodia de la Documentación Legal.
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Alfred Kossuth Wieland
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